Yrityksen nimenkirjoittaja tai pääkäyttäjä voi myöntää yrityksen työntekijöille asemavaltuuksia palveluun. Asemavaltuus myönnetään kirjautumalla palveluun ja navigoimalla "Asemat ja valtuudet" välilehdelle ja valitsemalla sieltä "Vahvista uusi asema".
Asemaksi voidaan valita valmis rooli alasvetovalikosta tai syöttää kohdassa 2/4 oma nimi asemalle. Kentään "Vastaanottajien sähköpostiosoitteet" syötetään asemien vastaanottajien sähköpostiosoitteet pilkulla erotettuna.
2/4 kohdassa syötetään aseman nimi eri kielillä. Tämä tieto näkyy asiakirjojen allekirjoitussivulla asemavaltuutetun henkilön allekirjoituksen alapuolella.
Kohdassa 3/4 valitaan asemavaltuuteen liittyvät rajoitteet sekä valtuuden voimassaoloaika:
Kohdassa 4/4 voidaan lisätä vapaamuotoinen teksti, joka tulee valtuutetulle lähetettävään sähköposti-ilmoitukseen:
Asemavaltuuden asetukset tarkoittavat seuraavaa:
Saa nähdä yrityksen asiakirjat: Oikeus tarkoittaa, että henkilö saa listata yritysnäkyvyydellä luokitellut dokumentit yrityksen asiakirjat listalla. Oikeus on hyöydyllinen, jos henkilön halutaan voivan esim. lomien aikana voivan tarkistaa ja nähdä myös kollegoiden tekemiä dokumentteja. Oikeus on hyödyllinen ja voidaan pitää ns. perusasetuksena.
Saa hallinnoida yrityksen asiakirjoja: Oikeus tarkoittaa, että henkilö saa keskeyttää tai poistaa toisen tekemän dokumentin palvelusta. Oikeus on yleismuotoinen ja pätee vain jos kyseiseen dokumenttipohjaan ei ole asetettu tarkempia määrityksiä kuka hallinnointia voi tehdä ja mitkä toiminnot ovat sallittuja (esim. allekirjoitusten keskeyttäminen tai dokumentin poistaminen pysyvästi). Oikeus ei ole perusasetus.
Saa rajata asiakirjan näkyvyyttä: Oikeus tarkoittaa, että henkilö voi tehdä esim. hallituksen pöytäkirjan tms. dokumentin joka ei näy palvelussa laajemmin kenellekään. Oikeus on hyödyllinen ja voidaan pitää ns. perusasetuksena.
Saa tehdä asiakirjoja: Oikeus tarkoittaa, että henkilö voi itse luokitella ja lähettää palvelusta dokumentteja muille allekirjoitettavaksi "Uusi asiakirja" toiminnon kautta. Oikeus on hyödyllinen ja voidaan pitää ns. perusasetuksena.
Saa allekirjoittaa asiakirjoja: Oikeus tarkoittaa, että henkilö voi allekirjoittaa asiakirjan yrityksen nimissä. Allekirjoituksen yhteydessä näkyy aseman nimi ja mahdollinen valtuuden kuvaus, jos sellainen on annettu. Oikeus on hyödyllinen ja voidaan pitää ns. perusasetuksena, mutta se tulee antaa vain henkilöille joiden tarkoitus on allekirjoituksellaan vahvistaa dokumentti yrityksen puolesta.
Saa lähettää asiakirjan muille ennen omaa allekirjoitusta: Oikeus tarkoittaa, henkilö voi ennen omaa allekirjoitustaan lähettää dokumentin muille allekirjoitettavaksi. Toiminto on hyvin harvinainen, ja toimii vain ns. custom lomakepohjissa, joihin se on tarkoitettu.
Asema vahvistetaan klikkaamalla "Vahvista uusi asema" painiketta.